コラム「セミナー企画から開催当日までのタスクとスケジュール」

セミナー運営を成功させるか否かは「スケジューリング」にかかってきます。どのような仕事もそうですが、すべきことに対し早めに手をうつことが大切です。

 

セミナーを開催する場合、およそ3か月前には準備をスタートします。
大きく分けて、以下のような流れになります。

・3か月前 企画
・2か月前 告知の準備、集客スタート
・1か月前 集客の強化、運営準備
・当日 運営
・事後 フォロー

セミナー開催が決定したら、すべき業務(タスク)を洗い出し、スケジュールを組みます。

 

企画フェーズ(3カ月前)

 

3カ月前におおよそのスケジュールをたて、企画、日程選定、講師選定、会場選定、集客プランなどを進めていきます。この時期が最も重要で、日程を意識して進めなければいけません。

 

企画
社内の承認フローにもよりますが、企画を確定させるまで社内で1~3週間程度、講師を依頼する場合は声をかけてから1~2週間の期間が必要なので、以上で約1カ月がかかります。テーマが決まってから講師をさがし始めたり、人気があり、忙しい人に依頼する場合は、断られるケースもあり、他の講師を探すとなると2週間以上かかる場合もあります。ただし、講師のほとんどが決まっていて、あと一人という場合は、「講師折衝中」として告知をスタートするケースもあります。

 

会場

会場は2~3カ月前であれば、一般的にセミナー会場として貸しているところであればほぼ確実に予約がとれます。しかし、安くて設備が良い健康保険組合などが所有する会場は、予約開始と同時に予約がいっぱいになるケースも少なくないので、注意が必要です。
 

集客
集客プランでは、まずは無料で使える名簿のリストを洗い出し、それらに対してどのようにアプローチするかを考えます。さらに、有料のメルマガや広告などを検討します。

 

方法としては、Webサイトをはじめ、メルマガ、ダイレクトメール、メディアへの広告掲載、メディアへのプレスリリース、営業担当者がチラシを手渡す、な どが考えられます。細かい技ですが、メールの署名にセミナーの案内を2~3行入れるのもお勧めです。例えば、部内の10人が実行する場合、社外の10名とやりとりすると10日間でのべ1000人の人の目にふれることができます。


無料で使える名簿としては、既存顧客や過去のセミナー参加者、名刺交換をしたことがある人、自社のメルマガの登録者です。意外と効果的なのが、関連会社のメルマガです。またセミナーを共催する場合は、そのパートナー企業にもメルマガやサイトでの掲載、チラシ配布などを協力してもらいます。

 

IT関係とくにソーシャルに強い人がスピーカーやセミナー関係者にいる場合は、ブログやtwitterなどでセミナー開催についてコメントしてもらうよう依頼しましょう。思わぬ広がりがでてきます。

 

集客をさらに確実にしたい場合や、新しい層へアプローチしたい場合は、有料の名簿を購入したり、広告を出します。

 

名簿リストと集客の手段が決まれば、それをいつ実行するかスケジュールをたてます。また、集客が計画どおりにいかない場合の対策も考えておくことが必要です。

告知フェーズ(2カ月前)

 

最初準備するのは「Webの告知ページ・申込ページ」です。このURLを他の告知手段であるメルマガやチラシなどに掲載していくからです。切り口に新規性や話題性があるとメディアもイベント情報として掲載しますので、プレスリリースも積極的に配信していきます。

 

講師との打ち合わせや顔合わせもこの段階で行います。

集客の強化、運営準備フェーズ(1カ月前)

 

1カ月前になり、目標の数の半分に満たない場合は、計画していた集客に追加の集客対策を検討します。無料のリストで再度実施できることはないか、ない場合は有料の手段をとります。ダイレクトメールを送った先に電話で個別に連絡とるなども考えられるでしょう。

 

運営の準備として、講演資料やカタログ、アンケートを準備します。ケータリングについては、1カ月前に依頼するところへおおよその人数と依頼するもの(コーヒーなど)を伝えておき、1週間くらい前には最終的な数を依頼するとスムーズです。

 

申込者に対するコミュニケーションも大切です。10日から2週間前までには参加証のメールを送ります。もし申し込みと同時に招待メールを送っている場合でも、リマインドメールを送り、さらに前日または当日の朝にも「お待ちしてます」というメールを送ることで出席率を高めます。メールには、日時と会場へのアクセス方法を必ず入れます。

 

運営マニュアルを作成し、当時の作業に漏れが無いように準備します。当日の全体進行の担当者は、前日または当日の開始前に、受付や会場誘導など運営担当者に向けて流れを説明しておきます。

当日

 

運営担当者は1時間前に会場へ入り、資料や機材などの確認を行います。通常開場は30分前なので、それまでには準備を整えます。進行は司会やスピーカーと最終的に進行を確認します。スムーズな受付や誘導はもちろん、必ず時間内に終了するよう心掛けます。