セミナー開催までのステップ

セミナーの開催日を中心に、タスクを洗い出し、それを達成すべき日マイルストーンを設定します。

 

主な流れは、2カ月前に企画立案をし、1.5カ月前に告知スタート、1週間くらい前に準備を整え、当日を迎えます。そして終了直後にアンケートをまとめ、参加者へお礼のメールを送信したり、セミナーの開催レポートをサイトに掲載します。

 

特に、告知の期間1.5か月以上みておくことをおすすめします。手遅れになると最も手間とコストがかかるのが集客だからです。早めに告知を開始すれば、例えば告知して1~2週間で集客状況が悪い場合でも、自社のメルマガに告知する回数を増やしたり、広告を出すなど次の対策をとることが可能になるからです。

 

社内承認などに時間がかかる組織の場合は、その期間をみこして前倒しで企画を進めます。また、講師もセミナーを受けるかどうか返事の早い人、遅い人がでてきますので、依頼する講師が多い場合も日程をある程度確保しておいたほうがよいでしょう。承認が非常に速く、講師もある程度目途がたっている場合でも、最短で2カ月は期間を確保します。

 

■主な流れ

•2カ月~3カ月前

•ヒアリング

•企画立案
•日程・テーマ・講師・会場選定
•集客プランニング
•全体進行

•1.5カ月前

•告知開始

•メディアアプローチ
•講師と内容調整

•関係者で当日の進行の詳細を決める
•会場の機材、会場レイアウトなど確認

•1週間前

•リマインド
•配布書類準備
•運営マニュアル
•会場レイアウト確定

•当日

•会場設営

•運営ディレクション
•司会・講師対応
•会場誘導
•受付

•開催後1週間以内

•アンケート集計
•振り返り

•開催レポートをWebなどに掲載